Quand une ETI française innovante rencontre un éditeur français de production documentaire révolutionnaire

Créée en 1973 par M. Roger Pellenc, inventeur du premier sécateur pneumatique, la société PELLENC a rapidement étoffé son activité, notamment avec de nombreuses gammes destinées à la mécanisation de la viticulture. Aujourd’hui la société compte 569 employés sur le site de Pertuis (84) et plus de 1840 collaborateurs dans le monde, répartis dans 16 filiales.

Le rayonnement international de l'ETI pertuisienne et ses investissements significatifs en recherche et développement ont conduit peu à peu à une augmentation significative du nombre de références commercialisées et du nombre de marchés concernés.

Augmentation exponentielle du nombre de références, mises à jour très fréquentes des spécifications, traduction des documents techniques dans une vingtaine de langues, les raisons qui ont conduit la société PELLENC a repenser sa production de documentation technique sont nombreuses. Une situation qui a fini par convaincre la direction générale. Changer de méthodologie devenait stratégique, opter pour la rédaction structurée incontournable.

La société PELLENC s’est rapidement tournée vers la solution Calenco. Cette plateforme SaaS de production documentaire a été développée par l’éditeur français NeoDoc depuis une dizaine d’années, pour optimiser la création et la diffusion de documents stratégiques.

Les équipes de Calenco ont mis en place bien plus qu’un outil de rédaction structurée. Ils ont développé, en étroit partenariat avec les équipes de PELLENC, une solution unique et sur-mesure. Parmi ses spécificités, un seul point d’entrée pour renforcer la fiabilité des données, la possibilité de réutilisation de contenus fragmentés, des fonctionnalités d’intégration de photos et visuels, pour une modularité totale.

Les premiers documents concernés par cette nouvelle approche ont été les notices d’instructions. Ce sont les documents contractuels qui doivent être fournis lors de la livraison de chaque machine. Le besoin est alors évalué à une centaine de notices, à traduire en 15 à 24 langues, selon les cas.

Jusqu’alors, les équipes de rédaction technique travaillaient à partir de InDesign, logiciel qui leur permettait de créer les documents et de les décliner dans chacune des langues, via un système de calques. Chaque document étant ensuite édité en PDF.

C’est également à partir d’InDesign que les rédacteurs devaient effectuer les mises à jour, toujours plus nombreuses, compte tenu de l’évolution permanente des produits au catalogue. Un travail long et fastidieux, parfois perçu comme démotivant pour les équipes.

L’aspect collaboratif a été essentiel dans le développement de la solution. Les équipes ont travaillé ensemble pour construire un outil sur-mesure correspondant aux spécificités de l’activité de PELLENC. L’équipe projet de Calenco s’est montrée particulièrement à l’écoute, réactive, avec la mise en place d’interlocuteurs dédiés et d’un service de suivi efficace pour répondre à toutes les interrogations dans les meilleurs délais. Des feuilles de style ont été développées pour une conformité avec la charte graphique de la marque. Selon Vandick Goncalves, responsable du service supports techniques SAV chez PELLENC « Les possibilités graphiques sont infinies et il est même possible de développer ses propres feuilles de style, pour plus d’autonomie, grâce aux formations dispensées par Calenco ».

La solution devait également intégrer le volet traduction. Grâce au partenariat de Calenco avec la société Word Class, partenaire historique de l’éditeur, les traductions ont pu être gérées automatiquement afin d’éditer directement les documents multilingues, sans impliquer un changement d’outil pour récupérer et intégrer les textes traduits. Finis les multiples calques sous InDesign. Les modifications des documents, dans chacune des langues, peuvent désormais être effectuées et éditées en PDF en quelques clics seulement.

Le système permet également l’intervention et la validation des services transverses, comme le bureau d’étude, les méthodes ou encore le marketing, facilitant la coopération entre départements.

Le constructeur d’agroéquipements ne compte pas s’arrêter là dans son utilisation de la plateforme Calenco. La prochaine étape devrait concerner les documents d’atelier, documents qui s’adressent aux distributeurs, notamment pour la partie SAV dont ils ont la responsabilité. Ces documents comptent 500 à 800 pages et concernent environ une soixantaine de familles de produits. D’autres services pourraient être amenés à utiliser la solution Calenco, les logiciels utilisés étant différents d’un département à l’autre.

Le premier point avancé par la société PELLENC lorsqu’elle évoque les bénéfices obtenus en utilisant la solution Calenco, c’est le changement de méthode. La solution Calenco a permis de structurer l’approche de la documentation technique, d’adopter de nouveaux procédés, de mettre en place des groupes de travail sur les processus et les modes opératoires. Cela a généré des évolutions significatives concernant les modes de fonctionnement : comment créer une notice, comment appréhender la partie visuelle, en intégrant, par exemple, le bureau d’étude. Comment structurer les visuels, comment les homogénéiser ? Toutes ces questions ont conduit à une forme de professionnalisation de la rédaction technique. Et la société PELLENC mise, à terme, sur une nette amélioration de son efficacité. « La solution a permis de faire évoluer nos méthodes de travail sur la façon de concevoir des notices » a déclaré Vandick Goncalves.

Le second point est d’ordre managérial. Les retombées sur la perception du travail de rédacteur, sur la valeur ajoutée des équipes de rédaction, sont réelles. Le travail sur la méthode s’avère beaucoup plus valorisant et beaucoup plus intéressant pour les équipes de rédacteurs. Le temps dégagé par le gain d’efficacité de la production documentaire a également contribué à améliorer la qualité des documents produits. Une montée en gamme des documents technique qui va de pair avec le positionnement de la marque.

« C’est très satisfaisant de constater que cette nouvelle approche de la documentation technique s’accompagne d’une implication plus forte des équipes de rédacteurs. Passer d’un travail quantitatif à une notion plus qualitative modifie en profondeur la perception du rôle de chacun et sa motivation. Et c’est un des aspects qui nous tient particulièrement à cœur. » déclare Camille Begnis, directeur de la société NeoDoc.