Création automatique de rapports d'audit
Présentation de la société Hücker & Hücker
La société Hücker & Hücker basée à Kelkheim en Allemagne est spécialisée dans la qualification des équipements de nettoyage, de désinfection et de stérilisation dans les cabinets médicaux, les hôpitaux et les fabricants d'appareils médicaux.
La société est notamment habilitée à fournir des rapports d'audit concernant les machines de stérilisation et de nettoyage des équipements médicaux. Les livrables consistent en des documents imprimés, de 15 à 100 pages chacun, qui détailleront les tests effectués et donneront des résultats et des recommandations.
Le rapport est un document précieux qui justifie la valeur ajoutée de la société. La société Hücker & Hücker est très exigeante sur la qualité de ses rapports et est confrontée à une demande de mise à disposition de plus en plus courte de la part des clients.
Après avoir fait des recherches infructueuses dans des solutions production documentaire en Europe, M. Bjarne Hücker s'est adressé à Calenco avec 3 exigences majeures :
- Réduire les délais de création des rapports ;
- Assurer la qualité de présentation des rapports ;
- Faciliter le travail de saisie des données terrain.
L'organisation d'origine pour la création automatique de rapports
Une étude sur site avec le dirigeant a permis de définir les étapes de l'organisation en place et comprendre le métier et les contraintes des évaluateurs sur le terrain :
- Les évaluateurs reçoivent une série de formulaires papier couvrant le sujet, avant d'effectuer leurs tournées.
- Ils remplissent les formulaires sur le site et prennent une série de photographies pour illustrer les tests en cours.
- De retour au bureau, ils remplissent les modèles Word grâce aux photos et aux données collectées sur papier, ainsi qu'aux fichiers Excel avec des échantillons de données.
- Le superviseur rassemble les différentes parties pour former le document final. Il met à disposition de chaque client, sur le site, les résultats des tests effectués (les résultats de laboratoire), l'analyse de haut niveau, les recommandations....) .
A l'issue de cette étude il a été constaté que ces étapes comportaient de nombreuses contraintes que chaque évaluateur devait surmonter individuellement sur le terrain. Tout cela ce faisait au détriment du temps passé et de la cohérence des méthodes d'entreprise.
Outre le coût de production, l'impact sur la qualité du rapport et sur le délai de mise à disposition pour le client était flagrant.
- Les données identiques étaient saisies plusieurs fois ;
- Beaucoup de temps requis simplement pour assembler les différents éléments ;
- Beaucoup de temps passé à mettre en page le rendu final, mise en forme ;
- Difficulté à assurer la cohérence du contenu entre les différentes parties du document.
De plus cette perte de temps pour une activité à faible valeur ajoutée pouvait être un élément de démotivation de l'équipe des évaluateurs.
La solution de création de rapports proposée par Calenco
Avec le dirigeant de la société Hücker, il nous est apparu important de recréer une synergie et complémentarité entre les superviseurs du siège et les évaluateurs sur le terrain.
Structuration de la documentation
Nous avons pu identifier les contenus communs et spécifiques pour chaque machine.
Cette structuration évite à l'évaluateur de ressaisir ou de faire des copier/coller d'un document à un autre pour composer son rapport.
De plus, un système de filtrage par modèle sélectionne automatiquement les contenus.
Formulaire de saisie sur tablette
Les évaluateurs saisissent directement sur leur tablette les données terrain.
Un formulaire de saisie personnalisé par modèle de machines leur indique les champs à remplir.
Ils peuvent également ajouter directement les photos prises avec la tablette pour étayer le rapport.
L'accès au formulaire se fait en mode Online ou Offline.
Nouvelle organisation de travail
La mise en place de la solution a permis à la direction Hücker de mettre en place une nouvelle organisation.
Forte implication amont des superviseurs
Les superviseurs peuvent adapter le formulaire de saisie en fonction du modèle de la machine ou des habitudes de travail de l'évaluateur.
Le travail amont de préparation et d’organisation réalisé par les superviseurs est apprécié des équipes sur le terrain.
Les gains de productivité liés à ce travail amont sont directement mesurables.
Actions valorisantes pour les évaluateurs
Les évaluateurs n'ont plus de préparation de tournées à préparer. Sur site ils sont guidés par le formulaire adapté à la machine qu'il complètent directement sur la tablette.
Ils ont plus de temps à consacrer à la qualité du contrôle (textes, photos).
Ils peuvent valoriser leur travail.
Synergies entre les superviseurs et les évaluateurs
L'objectif d'apporter une synergie entre les superviseurs et les évaluateurs est aussi atteint.
Le travail est maintenant collaboratif. Le résultat mesurable est un résultat d'équipe.
Les gains de productivité et de qualité sont forts.
Le schéma ci-dessus illustre la synergie entre l'évaluateur sur le terrain et le superviseur au siège.
Communication des résultats en temps réel
Grace à la saisie sur tablette en mode déconnecté, suivie d'une synchronisation, les résultats peuvent être remontés au siège. Le superviseur peut valider la rapport et le publier sur le site sur l'espace du client.
Le superviseur analyse en temps réel les données et peut demander à l'évaluateur de compléter un contrôle. Cela améliorera la qualité du rapport sans augmenter les coûts de déplacement sur site.
Nouvelle offre pour les clients Hücker
Les clients Hücker peuvent bénéficier d'un rapport dans des délais courts et intervenir sur les équipements et les services concernés si nécessaires.
Grâce à la structuration du formulaire de saisie et la mise en page automatique le rapport est complet, facile à consulter dans une présentation homogène à la charte de l'entreprise.
