Pourquoi les entreprises sont malades de leur Word…

une alternative Word

Word est apparu dans les entreprises depuis à peine une trentaine d’années. Bill Gates avec Microsoft a su l’imposer au sein de chaque ordinateur de bureau et en faire la norme, balayant ainsi les autres logiciels de traitement de texte qui commençaient à émerger pour remplacer les machines à écrire. Les entreprises ont alors lourdement investi pour y former l’ensemble de leurs équipes. Ce furent d’abord les équipes administratives, équipées de gros ordinateurs de bureau, puis, avec les ventes exponentielles d’ordinateurs plus légers, moins couteux, et d’ordinateurs portables, ce fut le tour des opérationnels et des cadres. Bill Gates avait atteint son rêve : derrière chaque employé de bureau, chaque cadre, il y avait un ordinateur avec sa suite bureautique Windows installée.

Cette transition technologique de rupture a laissé des traces dans les entreprises. Tout nouvel embauché devait connaître la suite bureautique, « preuve » de sa future efficacité dans la construction des documents et la communication. Des modes de fonctionnement et des procédures ont été mis en place pour encadrer l’usage de ces logiciels devenus la norme. Les collaborateurs ont vite appris à transformer le document par la « magie » du « copier/coller », faisant fi au passage des droits d’auteur, balayés par la productivité et la puissance des outils. Il aura fallu quelques années supplémentaires et une préoccupation environnementale grandissante pour que la majorité accepte de ne plus imprimer ses documents sur du papier et le stocke au format Word ou PDF. Historiquement, le document de référence était forcément dans un format papier. D’ailleurs, il était composé de pages et chaque page s’imprimait sur une feuille papier. Le poids du document se mesurait en pages, en feuilles. À cause de cette logique du document « papier », les entreprises se sont vites trouvées confrontées à des volumes de plus en plus importants. Elles ont commencé par numériser les documents papiers existants pour les stocker sur les disques durs, puis des serveurs et aujourd’hui dans le « nuage », le cloud.

De plus, avec la logique du copier-coller, beaucoup d’erreurs ont été générées et les contenus initiaux ont rapidement échappé à leurs auteurs.

Une alternative Word ou autre traitement de texte s'impose.

Née pour stocker du document « papier » numérisé, la Gestion électronique des documents (GED) répond aux besoins des entreprises qui créent désormais leurs documents directement sous forme numérique. Elles continuent néanmoins à comptabiliser leur documentation en pages, en référence au mode d’impression papier ou au format PDF. Ainsi, Word et sa représentation des pages est-il resté la norme. Depuis trente ans. Pourtant la technologie n’a cessé d’évoluer ! Désormais tout contenu doit être décomposé en petits morceaux, des granules, composables et modulables entre eux à l’infini. Le contenu, indépendant de son support, peut être divisé, réutilisé… Bref, il n’est plus possible de quantifier un document par son nombre de pages. Nous continuons cependant à conserver la représentation papier du document. Pourquoi cet attachement au document papier, en référence au passé, est-il si fort ? La révolution imposée par Word il y a trente ans a relégué les machines à écrire en quelques années au rang d’antiquités et a amené les entreprises à modifier leur façon de travailler sous peine de disparaître.

Aujourd’hui, la lame de fond qui entraîne les entreprises à se passer de Word – pour les documents pour lesquels il n’est pas adapté – est en marche. Cette évolution est poussée par deux moteurs majeurs. En premier lieu, une prise de conscience de plus en plus aiguë des problèmes de productivité que pose cet outil, avec lequel de longues heures de « galères » sont nécessaires pour arriver à un résultat acceptable, tant sur la forme que sur le contrôle des données, des mises à jour ou l’édition au format numérique. En second lieu, la difficulté à diffuser les contenus dans d’autres formats que du Word… Puisqu’à l’origine Word devait produire du document au format papier pour remplacer la machine à écrire ! Le format web n’existait pas à l’époque.

Les alternatives Word ne manquent pas. Mais tout changement ne peut se faire qu’avec l’adhésion des parties prenantes. Depuis une dizaine d’années, les éditeurs de solutions pour produire de la documentation technique ont proposé des alternatives pour mettre en œuvre des technologies XML, réservées jusque-là à une élite de la programmation. Ces solutions sont cependant d’une ergonomie très éloignée de celle de Word. Et Word étant la référence, même s’il n’est pas toujours facile à utiliser, tout ce qui ne lui ressemble pas effraye les utilisateurs. Un autre courant de fond vient en outre brouiller les cartes : le monde du Web et ses interfaces de saisie simplifiées pour produire du contenu au kilomètre.

Calenco, un éditeur structuré full web ou en local

Aujourd’hui, la société NeoDoc, au carrefour de toutes ces technologies web, HTML, XML, XSL, propose un éditeur structuré en mode Web ou en mode local sous licence. D’une ergonomie simple, il permet enfin à des rédacteurs de tous bords de rédiger du contenu structuré, de manière intuitive et efficace.

Mettre rapidement au point ses documents, ses notices, ses manuels d’utilisation, maintenir l’ensemble de ses supports à jour : un enjeu vital pour les entreprises que Calenco rend accessible simplement et intuitivement. Renseignez-vous.

Un remède pour toutes les entreprises, mêmes de taille modeste, malades de leur Word !

Calenco une alternative Word pour la production des documents complexes