Le futur des documents

« Depuis plus de 30 ans d’utilisation de la bureautique traditionnelle, peu de choses ont changé. La majorité des entreprises continuent à fournir de la documentation dans un format peu adapté aux lecteurs concernés. La prochaine décennie devra révéler de nouvelles approches à la rédaction documentaire – cloud-natives, axées sur les datas et la rédaction structurée. »

Voici la traduction de l’extrait du rapport « The Future of Documents », publié par la société de conseil et recherche Forrester en décembre 2020.

L'auteur du rapport constate qu'aujourd'hui les documents sont rarement produits pour satisfaire les besoins de leurs lecteurs. Ils sont figés dans des formats statiques, ce qui demande à leurs destinataires des efforts supplémentaires et souvent coûteux pour extraire les informations pertinentes. Les documents sont créés dans la zone de confort de leurs rédacteurs qui travaillent avec des outils propriétaires, de manière isolée, stockent des fichiers dans des systèmes de gestion documentaires organisés en dossiers, s'en échangent ou les diffusent via des canaux peu sécurisés.

Selon Forrester, le futur du monde du travail ne pourra pas se passer de la documentation, mais les méthodes de sa création et diffusion changeront.

Les documents deviendront des contenus structurés, disponibles aux formats adaptés aux besoins des utilisateurs. Les systèmes de création, gestion et stockage documentaire évolueront en plateformes cloud-natives pour produire des documents facilement partageables, rapidement modifiables, dynamiques et interactifs du point de vue du travail collaboratif.

Cette transition pourrait avoir lieu dans 5 ans minimum selon l'étude qui révèle des contraintes empêchant une transformation plus rapide. En voici quelques-unes :

Nous sommes convaincus que le futur des documents se profile comme la transition d’un document traditionnel, rédigé et mis en page avec un logiciel de traitement de texte (type Word), vers des contenus structurés selon le langage XML et enrichis de valeurs sémantiques. Cette architecture permet de produire des documents indépendamment de leur mise en forme et d'appliquer le principe « créé une fois, utilisé de nombreuses fois ». Ainsi les documents peuvent profiter des mises à jour fluides en temps réel, être automatiquement mis en page et publiés à destination de plusieurs audiences ou de différents médias.

La solution Calenco va au-delà de la proposition des outils de production de documents par assemblage de modules ou fragments dynamiques. Elle révolutionne la manière de travailler en proposant une expérience augmentée à ses utilisateurs.

Adopter la stratégie « customer-centric » est essentiel pour toute entreprise de nos jours. Mais qu'en est-il de la productivité et du bien-être des collaborateurs ?

Les rédacteurs se sentent-ils vraiment confortables avec le processus existant de création documentaire ? Peuvent-ils profiter d'une collaboration fluide et efficace parmi les myriades de fichiers et dossiers éparpillés sur dizaines de serveurs ?

La plateforme collaborative SaaS Calenco permet aux utilisateurs de travailler dans une véritable « workplace » digitale, de manière collaborative, en partageant les contenus entre les différents services en toute sécurité.

Les équipes de rédacteurs techniques, d’ingénieurs ou de techniciens peuvent travailler simultanément, sur des documents communs. Les modifications sont prises en compte en temps réel. Chacun peut ainsi amender, annoter ou compléter les documents en cours de rédaction, en toute transparence.

L'outil offre une réponse efficace aux problèmes de sécurité soulevés ci-dessus. L’éditeur web de Calenco est en HTTPS depuis de nombreuses années et les formats de fichiers utilisés (XML) sont insensibles aux virus. Contrairement à beaucoup d’espaces collaboratifs, les données enregistrées via l’application Calenco sont stockées sur des serveurs hébergés dans des data-centers sécurisés.

Le système nominatif d’authentification des utilisateurs donne un accès limité à leur espace de travail. Ainsi, la confidentialité des données sensibles est garantie et la mémoire institutionnelle est préservée.

Depuis 17 ans Calenco aide des entreprises dans divers secteurs d’activités à créer, à éditer et à diffuser des documents axés sur les datas et conçus pour le public ciblé.

Alors pourquoi attendre encore 5 ans ? Comme disait Jean Cocteau : « Il faut faire aujourd'hui ce que tout le monde fera demain. » Offrez-vous le futur avec Calenco dès aujourd'hui pour le bonheur des destinataires de vos documents et le confort de vos collaborateurs.

Retrouvez aussi en ligne le rapport de Forrester en intégralité.