La nouvelle production documentaire
Les documents multi-formats
La publication des documents multiformat est de plus en plus fréquente dans les entreprises et collectivités. Nos modes de communication évoluent vite. Nous avons, donc, besoin de nous adapter aux modes de lectures de nos interlocuteurs. L’information doit être disponible rapidement et sur le support adéquat (PDF,Web, Tablettes, Smartphones…) D’autre part, le mode de réception de l’information a besoin d’être personnalisé. Aussi, chacun peut utiliser des supports de lecture différents. Les outils de rédaction classiques type traitement de texte ne sont pas adaptés à ce mode de diffusion de documents multiformats. Il est souvent nécessaire d’importer le document original dans un autre logiciel pour en faire la diffusion souhaitée. Ce qui entraîne des coûts et du temps additionnels.
La plateforme de publication de documents multiformats Calenco
La plateforme de publication dynamique Calenco permet de synchroniser et de personnaliser automatiquement tous les supports de communication d’un même produit. Par exemple, une caractéristique d’un produit se répercutera sur toutes les fiches des différentes versions et dans tous les formats print, Web, mobiles… Chaque lecteur disposera de l’information sur le support de son choix.
Elle constitue une formidable opportunité pour rationaliser vos productions et permet :
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de gagner du temps lors de la mise à jour des documents multiformats ;
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d’éviter les erreurs de saisie ou de copier / coller ;
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d’automatiser les exports en format Web ou PDF ;
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de communiquer à l’ensemble des équipes en considérant sans contraintes l’ensemble des documents multi-formats nécessaires.
Un contenu structuré indépendamment du canal de diffusion
Calenco utilise le principe de séparation du fond et de la forme finale, avec la notion de multiformat permettant une diffusion multicanal d’un contenu structuré indépendamment d’un canal de diffusion préférentiel, comme c’est souvent le cas avec le PDF dans les outils de traitement de texte ou de PAO.
Supports papier, site Web, blogs, terminaux mobiles,… l’explosion du nombre de supports entraîne une augmentation considérable de l’activité des services de communication, qui ont souvent du mal à s’organiser pour synchroniser les contenus publiés. Les services chargés de la diffusion de l’information sont désormais en charge d’une multitude de supports d’une entreprise ou d’une collectivité, qu’il s’agisse des supports papier, supports électroniques, sites Internet voire les terminaux mobiles.
Chaque déclinaison sur un nouveau support occasionne une répétition des tâches, des reprises, duplications, copier/coller, conversions de formats de fichiers…
Diffusion multiformat d’une information fiable
Cette profusion multiplie les risques d’oublis et d’erreurs de synchronisation des contenus.
Si l’on ajoute l’intervention de prestataires dans la chaîne de publication : agence de communication, agence web, traducteurs… les pertes de temps en relecture/validation, rallongement de délais. Les besoins de ressources se cumulent pour finalement un résultat à faible valeur ajoutée.
Outre la réduction des coûts et des délais, l’avantage de la synchronisation des contenus est surtout de garantir la fiabilité d’une information dans tout son cycle de vie.
En conclusion, tout contenu généré dans l’organisation vient alimenter un fond documentaire de plus en plus important. Il doit être maintenu dans le temps. Cette tendance s’aggrave avec la multiplication des supports multi-formats que doivent gérer tous les services transverses.
Dans ce contexte, Calenco est devenu le partenaire indispensable de nombreuses entreprises de la TPE au Grand Compte. Il leur permet de disposer d’un outil innovant accessible à tous. Il participe à rationaliser les méthodes de travail, tout en réduisant la charge occasionnée par les projets de communication.
