Valoriser son capital informationnel à l'ère de l'industrie 4.0

Le groupe AddUp est né en 2016 de la volonté de deux grands groupes industriels français, Michelin et Fives, de créer un acteur majeur dans le domaine de la fabrication additive métallique. La co-entreprise s’appuie sur l’expertise de Michelin qui a développé une technologie de fusion laser sur lit de poudre et qui l’exploite pour la production industrielle en grande série. AddUp profite par ailleurs du savoir-faire du groupe Fives dans la conception, la fabrication et la distribution de machines-outils et lignes de production automatisées pour des industriels de tous secteurs. Forts de cet héritage industriel, les experts AddUp sont capables d'accompagner leurs clients tout au long du projet, quel que soit le domaine d’activité.

Le développement du groupe s'appuie sur une politique d'intégration de savoir-faire et d'expansion à l'international. L’acquisition de la société BeAM en 2018 a enrichi le catalogue produits de deux nouvelles gammes de machines. Qui dit nouveaux produits dit l'augmentation du nombre de documents techniques à produire et à maintenir. L'ouverture des marchés en Asie, aux États-Unis et en Europe a rendu indispensable la création des versions linguistiques pour ces documents.

En plus de l'augmentation de volume de documentation, un dilemme supplémentaire s'est présenté aux équipes de rédacteurs - modes de production documentaire par les rédacteurs AddUp et les rédacteurs BeAM. Ces derniers qui travaillaient sous Word, risquaient de faire face à une charge de travail encore plus importante. L'équipe d'AddUp utilisait un outil de rédaction peu satisfaisant en terme d'ergonomie et au nombre restreint de fonctionnalités recherchées.

La direction a alors pris une décision radicale : trouver un logiciel pour regrouper l'ensemble de contenus et qui répondrait aux exigences d'AddUp.

L'enjeu était établi : harmoniser l'ensemble de pratiques à l'aide d'un outil facilement utilisable, robuste et efficace. Le cahier des charges définissait clairement les objectifs suivants : uniformiser tout le corpus documentaire qui accompagne les produits, réduire le temps de production et maintenance des documents et faciliter leur mise à jour ; piloter la traduction plus efficacement afin de suivre le statut des documents en cours.

Après une étude de solutions de production documentaire existantes sur le marché, et surtout après une période d'essai gratuit, les rédacteurs d'AddUp se sont tournés vers la solution Calenco, système de gestion des contenus par composants développé par l’éditeur français NeoDoc.

Le projet Calenco pour le groupe AddUp a été initié par le directeur commercial de NeoDoc avec un des chefs projet Calenco. Dans un premier temps, ils ont organisé une démonstration de l'outil et ses options principales pour mieux définir les besoins du nouveau client. Ensuite, une offre adaptée à la documentation de l'entreprise et une approche personnalisée ont été élaborées pour un déploiement cadencé du projet dans le respect des délais définis par le client.

La mise en œuvre progressive de la solution a démarré avec la formation des futurs utilisateurs. Basée sur l'étude des cas concrets issus de la documentation du client, la méthodologie de formation consiste à alterner la partie théorique avec la prise en main et la mise en pratique.

En parallèle, le responsable du compte AddUp pour Calenco, accompagné du chef projet Calenco, a paramétré l'espace de travail dédié en activant les fonctionnalités nécessaires pour la rédaction, publication et traduction des contenus.

De l'autre côté, l'équipe de développement Calenco a élaboré des feuilles de style personnalisées en respectant à la lettre la charte graphique de chaque entité du groupe AddUp.

Le projet déployé sur quatre mois s'est terminé par la migration des documents existants afin de commencer leur structuration en appliquant les principes fondamentaux de Calenco.

La rédaction d'un document est optimisée grâce à la séparation du fond et de la forme. Les rédacteurs se concentrent entièrement sur la production des contenus dans l'éditeur web propre à Calenco. Malgré le fait que l'éditeur est basé sur le standard de rédaction structurée DocBook, avec l'application des langages balisés, le changement dans l'approche à la rédaction technique s'est opéré de manière fluide, grâce à la simplicité de l'éditeur dont l'utilisation ne nécessite pas de connaissance spécifique en informatique.

Les documents concernés par la mise en place de nouveaux processus de travail sont tout type de notices réglementaires fournies avec les machines de gammes différentes : guides d'utilisation, guides de maintenance, guides d'installation. Des textes, images, tableaux, chapitres ou sections communs à ces différents documents peuvent être organisés en modules ou en bibliothèques et ainsi être réutilisés à partir de ces sources uniques en évitant le copier/coller fastidieux, cause d'inattention et erreurs. Cette modularisation des contenus apporte donc de l'unicité d'informations qui assure à son tour une qualité permanente des documents.

Le résultat du travail des rédacteurs est exporté en publication avec la mise en page automatique grâce à son choix rapide parmi les feuilles de style créées pour AddUp. Un autre point fort de l'outil, qui apporte un gain de temps considérable par mutualisation de contenus sur les différentes versions de machines, est la possibilité de profiler certains contenus d'un même document pour générer plusieurs versions finales contenant les informations pertinentes pour chaque version.

Enfin, AddUp s'appuie sur la plateforme Calenco pour gérer la traduction grâce au connecteur vers Calenco Translator, plateforme de traduction qui assure le workflow entre rédacteurs et traducteurs sans perte de temps avec des échanges de fichiers. Intégrer cette option à son espace de travail sous Calenco permet de conserver la main sur la totalité des contenus, de maîtriser la mémoire de traduction et de considérablement réduire les coûts, de bénéficier de l'uniformité graphique entre les documents source et leurs équivalents traduits.

Sur le plan opérationnel, l'équipe de rédacteurs AddUp définit la solution Calenco comme un outil rapide à prendre en main, intuitif, et pourtant proposant accès à un grand nombre de fonctionnalités, ensemble avec son éditeur web ergonomique et adapté à tous.

En terme de sécurité, les décisionnaires d'AddUp ont été rassurés par l'ancrage français de l'outil Calenco. En effet, toutes les données client sont hébergées sur des serveurs sécurisés situés en France.

En ce qui concerne l'administratif, Geoffrey Joannes, ingénieur PLM et CAO chez AddUp, remarque une souplesse et une certaine liberté que la solution offre aux clients pour la gestion de leurs abonnements, des options et des utilisateurs de manière autonome.

Autre élément important apprécié par l'équipe AddUp est l'efficacité avec laquelle NeoDoc effectue le support de ses clients. Le projet client en phase support et maintenance est géré via une plateforme de support avec un système de tickets pour une traçabilité facile, une visibilité augmentée et une prise en compte rapide des demandes.

Plusieurs perspectives se dessinent pour AddUp quant à l'utilisation d'autres fonctionnalités et options de Calenco. Le seul format de sortie adapté par AddUp aujourd'hui - PDF - pourrait être complété par un export des documents en format HTML. Des documents de formation seraient également conçus sous Calenco. Le workflow, une des options du mode de travail collaboratif proposée par Calenco, serait enfin exploité à son plein potentiel. Et pourquoi pas profiter des espaces partagés ? Les rédacteurs qui se sont bien appropriés l'outil communiquent activement autour de Calenco pour impliquer d'autres services et entités du groupe dans le changement structurel de leur approche méthodologique de la rédaction technique.

« Pourquoi recommanderais-je l'outil Calenco ? » s'interroge Geoffrey Joannes.« Pour la facilité avec laquelle cet outil peut être mis en place et utilisé. Pour la robustesse de cette solution à l'utilisation. Et enfin, pour le professionnalisme de l'équipe Calenco dédiée à notre projet. Nous ne regrettons pas notre choix ! »