Un configurateur à haut potentiel

Filiale d’EDF, EDF Electrotechnics est spécialisée dans l’exploitation et la maintenance des matériels et des postes haute tension HTA et HTB. Acteur majeur du génie électrique, EDF Electrotechnics est présent sur l’ensemble du territoire français, via différentes agences régionales qui déploient des équipes de techniciens hautement qualifiés auprès de ses clients. Un secteur d’activité sensible où les interventions doivent être rapides afin de limiter les répercussions sur les clients. Cette expertise unique en conversion électrique impose de se conformer à des normes strictes. Chaque intervention sur site est suivie par l’édition d’un rapport de maintenance, un document complexe qui doit être envoyé au client dans un délai de 15 jours.

À l’origine, les techniciens travaillaient en deux temps : une prise de note manuelle sur site, suivie, une fois de retour au bureau, d’une saisie informatique des informations recueillies. Pour mettre au propre les relevés et finaliser le compte-rendu de maintenance, les techniciens utilisaient un formulaire en partie automatisé créé sous Word. Chaque document était ensuite contrôlé par le chef d’agence, modifié, puis édité en PDF. Une situation loin d’être satisfaisante. Ce processus était beaucoup trop chronophage, les erreurs nombreuses, notamment à cause de la double saisie, des champs ouverts du questionnaire et des éventuels oublis.

Comme expliqué par Jean Deschamps, responsable de l’agence Ouest, à son arrivée dans la société en 2018, des recherches avaient déjà été menées par un groupe de travail pour trouver un outil plus efficace. Différentes options ont été envisagées, notamment auprès du partenaire informatique historique d'EDF Electrotechnics. Mais après une étude approfondie, cette solution s’est avérée inadaptée aux besoins des techniciens. C’est là que Calenco est entré en jeu. La plateforme logicielle de production documentaire développée par l’éditeur français NeoDoc a été testée lors d’un comparatif poussé avant d’être finalement validée et retenue par la direction d'EDF Electrotechnics.

Solution ouverte, modulable, adaptable, Calenco a su convaincre. Mais en plus des critères purement techniques, d’autres paramètres ont fait pencher la balance en sa faveur : sa taille humaine, son esprit start-up, la simplicité des échanges avec les équipes, l’importance de l’humain. Autant d’atouts qui ont fait la différence ! « Avoir un interlocuteur disponible pour répondre à chacune de nos questions est un confort de travail inestimable » confirme Jean Deschamps.

Pour répondre aux objectifs de ce changement d’approche, à savoir gagner du temps, fiabiliser les relevés d’information et avancer dans la transformation numérique, Calenco a mis en place une solution sur-mesure, basée sur son configurateur. C’est une interface simplifiée et personnalisée qui permet aux opérateurs de saisir directement les données sur tablette dans des champs prédéfinis, puis de générer automatiquement le rapport de maintenance sans passer par l’éditeur web de Calenco.

Le déploiement de la première phase, au sein de l’agence Sud-Ouest, établissement pilote du projet, a duré environ trois mois, après une période de test qui a démarré en juin 2020. La plateforme logicielle a ensuite été progressivement déployée dans les autres agences. Pour sensibiliser les équipes à ce changement d’approche, des séances de formation, en distanciel ont été organisées auprès de personnes relais, chargées d’être les ambassadeurs de la solution au sein de leur structure. La transmission des informations sur l’interface, ses évolutions, étant ensuite assurée en interne, pour une meilleure efficacité et une meilleure acceptabilité.

La flexibilité de la solution Calenco a permis de paramétrer la saisie des informations en fonction de variables (niveau de maintenance, types d’équipements), facilitant ainsi le déroulé des opérations sur site. Les techniciens n’ont qu’à suivre les différentes étapes proposées par le configurateur, celui-ci faisant office de fil conducteur pendant l’intervention.

Autre point, afin de se conformer à l’univers visuel du groupe EDF, les équipes de Calenco ont développé une feuille de style dédiée. Les rapports sont édités en PDF, dans le plus strict respect de la charte graphique, sans que cela ne nécessite aucune action particulière de la part des techniciens ; point important pour faciliter l’acceptation de l’outil en interne.

Aujourd’hui, le volume de documents traités est d’environ 450 rapports. Mais l’objectif est d’atteindre environ 100 rapports par mois, une fois le déploiement entièrement terminé.

Basculer sur Calenco a eu des répercussions significatives sur le travail des techniciens et de l’encadrement.

Premier point relevé par la direction, la simplicité d’utilisation. Avec l’adoption de Calenco, les techniciens ont été équipés de tablettes, pour simplifier la prise de note et la saisie sur site. Une solution nomade, facile à prendre en main, même si les équipes ne sont pas toutes habituées à utiliser ce type d’outils. L’avantage du configurateur, c’est que sa conception ergonomique est au service de l’utilisateur. L’interface est fonctionnelle et la navigation très guidée.

Critère essentiel dans un secteur aussi sensible que celui de la maintenance des postes à haute tension, la précision et la fiabilité des informations se sont nettement améliorées. La définition de paramètres, comme le niveau de maintenance ou le type d’équipement, donne la possibilité de définir des masques de saisie, une fonctionnalité particulièrement appréciable pour les techniciens. La mise en place de listes de choix et la désignation de champs obligatoires, ont, quant à eux, permis de gagner en précision et en cohérence. Globalement, EDF Electrotechnics constate moins d’erreurs et moins d’oublis dans les saisies.

Le troisième point mis en avant par EDF Electrotechnics, c’est le facteur temps. Principal bénéfice induit par ce changement de solution : le délai de production des rapports d’intervention a été considérablement raccourci. Aujourd’hui, Jean Deschamps estime que « le gain de temps sur la rédaction d’un rapport validé tourne autour de 30%, avec une marge de progression réelle, car tous les opérateurs ne saisissent pas encore la totalité de leur rapport sur tablette pendant l’intervention, soit par manque de pratique de l’outil technologique, soit par manque de temps. Ce gain considérable s’explique de deux manières : il est lié d’une part à la diminution du temps nécessaire à la saisie des données, et d’autre part à la baisse du temps passé en relecture et corrections, travail effectué auparavant par le responsable d’agence.  »

Le workflow apporte également beaucoup dans le suivi des procédures de travail. La rédaction et la finalisation de chaque document implique plusieurs étapes : le technicien saisit, le chargé d’affaires corrige, et la validation finale revient au responsable d’agence. Avec le workflow, les différents intervenants peuvent voir avec précision quel est le statut des documents en cours. Une amélioration significative qui a permis de gagner en fluidité.

Enfin, techniquement, Calenco dispose d’un autre atout par rapport à la concurrence : ce n’est pas une application. Elle n’est donc pas tributaire des différentes évolutions des OS et permet de s’affranchir des problèmes de mise à jour. 

« Calenco est une solution sur-mesure, très personnalisée, qui ne peut que convaincre ceux qui sont à la recherche de processus novateurs. Après neuf mois d’exploitation, les résultats sont très prometteurs  »souligne Jean Deschamps. « D'ailleurs, si je ne devais retenir que quelques mots pour qualifier Calenco, je dirais que c’est une solution efficace, flexible, au potentiel immense. »La solution Calenco compte à ce jour 54 utilisateurs au sein d’EDF Electrotechnics, un nombre amené à évoluer très rapidement.

Côté Calenco, on se réjouit de cette collaboration. « Nous avons à cœur de mettre toute notre énergie au service de notre client, pour faire évoluer le potentiel de notre solution en fonction des remontées des utilisateurs. Mais surtout, nous sommes heureux de constater que les collaborateurs de nos clients se consacrent enfin aux tâches pour lesquelles ils ont une réelle valeur ajoutée. » conclut Florimond, chef de projet Calenco.