Rencontre d'experts

Fondée en 1994, dans le sud de la France, la société Soluscope conçoit, développe et fabrique des solutions complètes pour le retraitement des endoscopes. Acquise par les Laboratoires Anios en 2014, Soluscope fait désormais partie du groupe Ecolab. Innovante et engagée, Soluscope est reconnue par la communauté médicale et scientifique du monde entier pour la sécurité, la fiabilité et l’efficacité de ses équipements, de ses produits et de ses services. Aujourd’hui, l’entreprise est fortement implantée à l’international ; les laveurs-désinfecteurs et enceintes de stockage Soluscope sont commercialisés dans plus de 50 pays.

La forte croissance de la société, tant en France qu’à l’international, a eu un fort impact sur la charge de travail des rédacteurs techniques : le nombre de documents à éditer, dans des formats et des langues différentes, ne cessait d’augmenter. Il était temps de repenser la méthodologie et de reconsidérer les outils utilisés.

Quelle approche permettrait à la fois d’homogénéiser les contenus et d’éviter des erreurs ? Existe-t-il des solutions qui facilitent l’automatisation de la mise en page dans le respect de la charte graphique de la société ? Est-il possible d’optimiser la gestion de la traduction ? Les questions soulevées par les équipes de Soluscope durant sa phase de prospection étaient nombreuses. La société avait également une autre priorité : trouver une solution développée par une entreprise française de proximité. C’est ainsi que Soluscope a identifié la solution Calenco.

Le choix de la solution logicielle Calenco, plateforme collaborative de rédaction technique, répondait à un enjeu fondamental : optimiser et rationaliser la documentation en réutilisant les contenus à partir d’une source unique. Une approche radicalement différente de celle des logiciels utilisés jusqu’alors pour la réalisation des documents marketing et techniques, InDesign et Word. Avec ce changement d’outil, Soluscope souhaitait faciliter la mise à jour des documents concernés et s’assurer de la précision et de la conformité des contenus publiés, l’objectif principal étant, bien entendu, de gagner du temps. À ce jour, la production documentaire gérée par le service marketing est colossale, puisqu’il produit environ quatre cents documents et vingt versions linguistiques, pour les neuf produits du portfolio actuel.

Prendre en compte la spécificité de Soluscope, les contraintes liées au secteur médical, impliquait de développer une solution sur-mesure, personnalisée et sécurisée. Après une phase d’écoute et d’analyse du besoin, les équipes de développement de Calenco, appuyées par leur chef de projet, ont construit la solution autour d’un principe fondamental : le single sourcing et donc la réutilisation de contenu. La documentation technique de Soluscope, à savoir les modes d’emploi et manuels techniques, ont donc été découpés en différentes sections, afin de créer des modules communs.

L’utilisation combinée de paramètres et de filtres permet de configurer les documents en fonction des variables pour profiter au maximum de la modularité. Quant à la création des feuilles de style dédiées, elle garantit la conformité avec la charte graphique de la société, sans avoir à se soucier de la forme au moment de l’écriture. Tout est automatisé, jusqu’à l’édition des documents, en version PDF. Enfin l’interface Calenco est directement connectée, par l'intermédiaire d'une passerelle, avec la plateforme de traduction utilisée par Soluscope, Memsource, une application rendue possible grâce à la souplesse et à l’ouverture de la solution logiciel Calenco.

Au-delà des changements techniques, le déploiement de la solution Calenco a impliqué une refonte de l’approche et de la méthodologie dans la rédaction technique. Côté Soluscope, il a fallu repenser l’architecture des différents dossiers, afin d’optimiser la réutilisation de contenus et bien intégrer le principe de la séparation du fond et de la forme. C’est là qu’interviennent les sessions de formation dispensées par Calenco, essentielles pour faciliter la prise en main de l’outil.

Le déploiement de la solution Calenco a permis d’atteindre les objectifs initialement fixés. L’articulation des documents autour d’une source unique facilite les mises à jour, chaque modification étant répercutée automatiquement sur l’ensemble des documents liés au fragment concerné. Outre l’automatisation de la publication en PDF, les feuilles de style garantissent l’homogénéité de la charte graphique, par gamme de produits par exemple. « Calenco est une solution particulièrement adaptée à toutes les entreprises qui gèrent de gros volumes documentaires » souligne Marina Lescombe, chargée de documentation marketing chez Soluscope. La démonstration ne s’arrête pas là. Le temps de création des documents a été divisé par quatre, celui nécessaire aux mises à jour par cinq, sans compter le gain appréciable en matière de précision et de cohérence de l’information diffusée.

« Avec le passage à la solution Calenco, en plus du gain de temps considérable pour nos équipes de rédacteurs, nous avons constaté de réels progrès au niveau de la qualité globale des documents édités » résume Julien Pontet, expert digital. Un changement qui s’est également traduit pas une nette amélioration de la réactivité générale de Soluscope vis-à-vis de ses clients. Une exigence quand on agit dans le milieu médical.

« Nous sommes ravis de voir à quel point la solution Calenco a fait évoluer la rédaction technique au sein de Soluscope. C'est un client dont nous partageons l’exigence, le sens de la qualité et qui contribue à nous pousser vers l’excellence » déclare Camille Begnis, fondateur de NeoDoc.