RCR DECO et Calenco, histoire d'une rencontre
Quand deux entreprises aux savoir-faire techniques reconnus se rencontrent : RCR DECO entreprise spécialisée dans la réalisation de sols en béton décoratif et NeoDoc , éditeur français de Calenco, solution SaaS de production documentaire. La première s’interroge sur la manière d’optimiser ses processus de travail afin de pouvoir accélérer sa croissance commerciale. La seconde dispose d’une solution logicielle permettant d’accompagner les entreprises vers le passage à l'ère numérique en s’appuyant sur une nouvelle approche du travail. Comment ces deux sociétés ont-elles collaboré pour repenser les flux de travail et optimiser l’automatisation des devis ? Quels ont été les principaux bénéfices pour l’entreprise et les équipes ?
Accompagner une ambition commerciale
RCR DECO est une société qui réalise des sols en béton décoratif à destination des entreprises et des collectivités. Pionnier dans le développement de revêtements esthétiques et durables, RCR DECO intervient sur des projets d’envergure, que ce soit dans l’espace public ou privé, mettant en avant un savoir-faire technique pointu, véritable valeur ajoutée de l’entreprise. Celle-ci s’appuie également sur sa capacité à répondre aux exigences de ses clients avec des solutions sur-mesure, ce qui n’est pas sans rappeler l’approche de Calenco. Affichant de fortes ambitions commerciales, RCR DECO s’est trouvé confronté à certains freins liés à son organisation interne. Un constat qui a conduit Christophe Mille, son PDG, à considérer de nouvelles procédures et de nouveaux outils de travail, pour mener à bien sa stratégie commerciale.
Fluidifier les tâches au sein de l’équipe commerciale
La principale problématique a été identifiée au niveau du service commercial, dont la procédure de gestion des devis était inadaptée pour faire face à une montée en puissance de la société. Le système utilisé jusqu’alors reposait sur l’usage de deux logiciels, impliquant donc une double saisie des éléments (tableur pour l’édition des devis et gestion commerciale). Une situation générant une sérieuse perte de temps pour les assistant.e.s et un manque de réactivité pour les équipes commerciales. En effet, l’édition de chaque devis exigeait l’intervention d’un opérateur de saisie, rallongeant le temps de traitement de manière significative. Par ailleurs, elle nécessitait la disponibilité des assistant.e.s, une dépendance source d’éventuels délais.
En quête d’efficacité grâce à l’automatisation des devis
La direction s’est mise en quête d’une solution plus efficace et plus souple. Et la rencontre avec Camille Begnis, fondateur de NeoDoc dans le cadre d’un club de jeunes dirigeants, a été déterminante. En effet, NeoDoc est l’éditeur français de la solution logicielle Calenco, plateforme SaaS de rédaction structurée. Une solution tout à fait à même de répondre aux trois objectifs fixés par la direction de RCR DECO : supprimer l’intervention des opérateurs.ices dans la création des devis, automatiser le processus et faciliter l’édition des devis au format PDF.
La simplicité d’une solution sur-mesure
Les chefs de projet et les équipes de développeurs ont su proposer une solution sur-mesure, sur la base des critères définis par RCR DECO dans son cahier des charges. Après une courte étape où les équipes Calenco ont fait preuve de pédagogie, en expliquant et rassurant, le nouveau processus de travail a vite été adopté par les équipes. Déployée en moins de six mois, cette nouvelle méthodologie de travail a bénéficié d’une mise en place efficace et les équipes se sont avérées rapidement opérationnelles compte tenu de la facilité d’utilisation du logiciel. La solution Calenco permet désormais aux commerciaux de réaliser eux-mêmes leurs devis, souvent complexes, avec nombre de données et de descriptifs techniques. Une saisie simplifiée et unique qui libère le temps des assistant.e.s et responsabilise les commerciaux, désormais totalement maîtres de cette étape du travail. Visuellement, la charte graphique du groupe a été intégrée via la création de feuilles de style personnalisées. Aujourd’hui trois agences utilisent cette solution, pour une moyenne de 200 devis émis mensuellement, et de nouveaux usagers, comme les conducteurs de travaux, pourraient prochainement venir se greffer au groupe d’utilisateurs.
Une solution convaincante
« Gain de temps, souplesse d’utilisation, facilité de prise en main ». C’est ainsi que Christophe Mille résume les bénéfices apportés par l’implantation de la solution Calenco. Fini le temps où les chargés d’affaires faisaient leur évaluation avant de demander à leurs assistants.es de sortir le devis correspondant. Les devis sont générés immédiatement, autorisant une plus grande réactivité du service commercial. Les modifications, les corrections, toutes peuvent être gérées directement par les commerciaux, sans avoir à solliciter l’intervention d’une tierce personne. Ce changement d’approche a eu pour conséquence de clarifier la chaîne de travail au niveau du processus commercial et de libérer près de 20% du temps des assistant.es, un gain de productivité qui a permis de se consacrer à d’autres chantiers.
« Nous avons été conquis par la simplicité de la solution proposée. Gain de temps, fluidité du processus de travail, cette solution a tenu toutes ses promesses ! » souligne Christophe Mille, directeur général de RCR DECO. Et de conclure : « Cette application pourrait être utilisée partout où bon nombre de copier-coller subsistent encore. »
« Une fois encore, au départ de ce projet, une rencontre, l’écoute attentive d’un besoin, et l’envie de faire grandir notre client à nos côtés. Quelle belle récompense pour nos équipes de savoir notre client enthousiaste !. » déclare Camille Begnis, fondateur de NeoDoc.
