Mise à jour des documents : Activence
Mettre à jour les notices et fiches techniques
Activence est une PME qui distribue des centaines de types de volets, portes de garage, portails dans différentes familles, versions et variantes…
Il était compliqué, risqué et fastidieux d’effectuer la mise à jour des documents à chaque changement de visuel ou modification de cotes, car les fiches techniques et notices de montage étaient réalisées avec un simple traitement de texte, Word, et à l’aide de « copier/coller ».
Migration des documents Word existants dans Calenco
Après analyse de leurs contenus et de leurs objectifs, NeoDoc a conseillé de migrer progressivement ces fiches vers l’Éditeur de Calenco mis à leur disposition.
Pour faciliter la récupération des documents existants réalisés sous Word Calenco dispose d'un module d'import Word. Il permet de récupérer la structuration du document si celle ci a été correctement faite à l'origine.
Tous les documents ont pu ainsi être récupérés avec leurs contenus textes, photos, plans, illustrations.
La société Activence a profité de cette étape pour procéder à un certain nettoyage des contenus et reprise de la présentation.
La solution : réutiliser dynamiquement les contenus
Il permet de réutiliser dynamiquement les photos, plans, illustrations entre différentes fiches de mêmes modèles.
La décision a donc rapidement été prise par l’entreprise qui y a bien vu l’intérêt pour ses équipes en termes d’ergonomie de travail mais aussi en termes de rentabilité.
La plateforme Calenco permet de décliner très simplement une dizaine de chartes graphiques prédéfinies pour chaque famille de produits, avec jeu de couleurs et logo spécifiques.
C’est la capacité de paramétrage de Calenco qui a permis de reproduire la charte graphique complexe utilisée depuis des années par cette entreprise sous Word, sous forme de tableaux et sous-tableaux imbriqués.
Résultat : gain de temps et simplification
La rédactrice technique d’Activence est très positive. Elle a rapidement constaté le gain de temps pour la production et la mise à jour des centaines de fiches qu’elle doit gérer.
La publication est automatique avec le respect de la charte graphique de l'entreprise.
