Manuels d'installation Calenco

Contexte

Entreprise Leader : NeoDoc
Entreprise(s) partenaire(s) : Word class
Nom du client : Pellenc SA
Service commanditaire : Pôle documentation & formation
Secteur d'activité : Matériel Agricole
Durée du projet : En cours depuis 2018
Utilisateurs concernés par la solution (utilisateur final) : Rédacteurs, graphistes et techniciens
Besoins du client :
- Réutilisation du contenu
- Traduction multilingue des notices techniques
- Automatisation des documents

Prestations proposées :
- Logiciel Calenco pour la rédaction et Calenco translator pour la traduction
- Accompagnement à la mise en œuvre et personnalisation de la solution
- Traduction externalisée

Méthodologie

Genèse du projet·: La société Pellenc produisait ses notices techniques en PAO sous InDesign depuis de nombreuses années. Comme l'export représente une grande partie de son chiffre d'affaires, les notices étaient traduites, et InDesign permettait de générer un seul PDF contenant l'ensemble des langues sous forme de calques.

Ce système a toutefois fini par montrer ses limites avec l'augmentation du nombre de produits, de variantes, et de langues. Tout d'abord pour les lecteurs des documents PDF qui devaient au préalable choisir leur langue de lecture. Mais aussi et surtout pour le pôle Documentation de Pellenc. Le processus de traduction devenait en effet très lourd, car la moindre modification demandait de revoir toute la mise en page, pour s'assurer que l'emplacement réservé à chaque texte était compatible avec toutes ses traductions. Il était en outre fastidieux de devoir reporter une modification commune à plusieurs machines sur les notices de chaque machine. Tout ceci engendrait des coûts de rédaction, traduction et mise en page énormes compte tenu de l'ampleur de la gamme de produits.

Enfin, la visibilité sur le budget de traduction était très faible, car il était difficile de vérifier le chiffrage des agences de traduction.

Solution apportée :

Compte tenu du contexte industriel, il était évident qu'une solution d'écriture structurée permettrait d'emblée de résoudre la plupart des problèmes :
- La modularisation permet de répercuter automatiquement une modification technique sur toutes les machines impactées.
- La mise en page automatique permet de supprimer les coûts de remise en page sur l'original et toutes ses traductions.
En outre, l'utilisation d'un outil de traduction intégré permettait à Pellenc de reprendre le contrôle du processus de traduction :
- La mémoire de traduction partagée permet à Pellenc de participer activement à la relecture des traductions.
- L'outil de comptage permet de se rendre compte du budget exact de traduction pour chaque modification de la source.
Ressources mobilisées (nombre et fonction - en interne ou ressource client) :
- Chez Pellenc SA : Le chef du Pôle documentation & formation et un graphiste pour la mise en œuvre, l'ensemble du service pour la formation sur l'outil et la production des notices.
- Chez NeoDoc : un chef de projet et un développeur pour la réalisation de la feuille de style et pour la migration des documents existants.
- Chez Word Class : un chef de projet pour la mise en œuvre de l'outil de traduction.
Groupes de travail/ateliers nécessaires : Analyse de la documentation, Formation logiciel Calenco et Formation des feuilles de style.
Outils utilisés :
- Calenco
- Calenco Translator
- SVG Editor

Bénéfices

Coûts (ROI) :
- Automatiser la mise en page PDF, afin de ne plus perdre de temps sur la mise en forme manuelle ;
- Optimiser et réduire le temps de rédaction en se concentrant sur le fond et non la forme, en proposant des modèles de mise en page automatiques ;
- Faciliter la création de nouveaux documents par simple assemblage de modules pré-existants ;
- Déclinaison de documents par filtrage logique des informations par produit, version, type de destinataire...
Délais :
- Réduction de plus de 50% des temps de rédaction ;
- Réutilisation de plus de 80% des contenus existants mis à jour.
Qualité :
- Harmoniser la structure et la charte graphique de tous les documents quel qu'en soit le rédacteur ;
- Assurer la conformité par la propagation d'une modification et la mise à jour de tous les documents concernés ;
- Assurer un rendu constant de la charte graphique et des styles sur l'ensemble des documents produits.
Sécurité :
- Fiabilité de l’information diffusée.

Chiffres clés

Près de 60 notices et documents atelier gérés en rédaction et traduction
De très nombreux documents de communication et marketing en traduction
26 langues de traduction
61% d'économie de coûts de traduction
30% d'économie de temps de rédaction
6 jours ouvrés pour livrer la traduction de 170 pages en 5 langues