Ne mettez pas votre rédacteur technique dans un placard

Ne mettez pas votre rédacteur technique dans un placard…. La phrase peut surprendre. Tout le monde s’accorde à dire que la documentation technique est très importante, qu’elle fait partie du produit, du logiciel, du service. Qualité et réglementation obligent : aucune mise sur le marché ne peut se faire sans mode d’emploi approprié.

Les commerciaux, responsables produits et marketing, s’empresseront d’ajouter que le manuel d’utilisation fait partie intégrante du produit, qu’il constitue une aide à la vente.

Le service après-vente notera de son côté qu’il permet de diminuer les appels pour assistance et de limiter les retours.

Il permet la mise sur le marché, participe à la vente et pérennise la relation client. Alors pourquoi ce sentiment de “mise au placard” ressenti par la profession ? Regardons de plus près la réalité de cette production documentaire, sensible dans de nombreuses entreprises.

Il est stratégique pourtant il est délaissé par de nombreuses entreprises.

Bien souvent, les produits et services sont conçus sans la participation du rédacteur technique. Il devra pourtant être l’interprète du lien entre la conception technique, la présentation commerciale ou marketing et l’usage qu’en fera le client final. Les budgets et les délais sont pensés en amont pour la production, le marketing et les ventes. La rédaction technique est mise de côté, remise à plus tard, vécue comme une obligation sans grande valeur ajoutée, à mettre en œuvre au moment de la mise en marché du produit.

Le constat est simple, pas besoin de statistique : la production des documents techniques est en général considérée comme le goulot d’étranglement, la cause des retards de lancement de produits et/ou des mauvaises ventes. Les tensions qui s’en suivent peuvent expliquer le désamour pour cette étape.

Pour pallier à cette situation, les entreprises font souvent appel à l’intérim ou à des prestataires de service en ingénierie.

Mais est-ce vraiment une solution ? Ou simplement une façon de se détourner du problème de fond.

La qualité de la documentation technique devient de plus en plus importante dans la stratégie produit. Les moyens d'accès à l'information technique du produit ont changé. Le consommateur n'hésite pas à consulter la documentation technique avant son achat.

Disons le la documentation technique est un élément marketing et fait partie intégrante de la stratégie du produit.

Alors, pourquoi isoler le rédacteur technique et ne pas le mettre au centre de cette communication ?

Dans les entreprises qui l'ont véritablement intégré, c’est lui qui coordonne l’équipe, parfois la dirige en fonction de ses compétences. Il a la possibilité de transformer la production et la qualité de la documentation d'une entreprise.

Bien souvent qu’il soit salarié de l’entreprise, intérimaire ou prestataire de service, il devra faire avec les outils bureautiques de l’entreprise.

Cela se limite à l’utilisation la plupart du temp  à un logiciel de traitement de texte tel que Word, qui a été pensé il y a quarante ans en remplacement de la machine à écrire…

Dans le meilleur des cas, il pourra utiliser Framemaker, qui reste cependant une application logicielle complexe et ne permet pas la structuration du document.

Pour augmenter leur productivité et leur compétitivité, les entreprises s’équipent de logiciels performants pour leur différents services : comptabilité/gestion, marketing, production, logistique…

Si les cadres de l’entreprise sont équipés de Word, Excel ou Access, encore suffisants jusqu’à une époque récente pour leurs métiers, ils utilisent tous aujourd’hui des ERP, des CRM, de la GPAO… Alors pourquoi ne pas doter également les rédacteurs techniques d’outils performants pour faciliter leur tâche et améliorer leur productivité ? Il est de coutume de penser qu’un document doit se faire avec Word ou un traitement de texte équivalent. Obtenir le résultat souhaité n’est qu’une question de formation et de maniement de l’outil.

C’est porter peu de considération ce métier qui valorise le produit et méconnaître les technologies actuelles de production de documents ! Avec Word, vous pouvez rédiger des textes, et réaliser un travail sensiblement équivalent. Mais en combien de temps ? Combien de« galères » pour les mises en page ? Combien de duplications inutiles du même contenu, d’erreurs ou d’oubli à chaque mise à jour ou dans les fameux « copié/collé »… Et au final, pour quel coût ?

Les entreprises gagneraient indéniablement en productivité et en sécurité documentaire si elles équipaient leurs équipes de logiciels de rédaction technique performants et simple d’utilisation. Or des solutions accessibles existent…

De plus, le retour sur investissement sera rapide et important.

La technologie qui permet de rationaliser le document d’entreprise, d’apporter des gains de productivité et une sécuritédans la réutilisation des contenus existe depuis plusieurs années déjà. C’est le XML. Grâce à la structuration du document, il rend possible l’« industrialisation » de sa production future.

Le XML demande une rigueur d’élaboration et de construction de la rédaction en amont. Certains esprits, formatés « Word » et/ou habitués à une  liberté d’écriture immédiate, ne l’acceptent pas toujours facilement. Quitte à revenir en arrière, corriger, reprendre et compléter… Le XML génère parfois quelques freins au changement pour ces raisons liées au manque de pratique et d’habitude.

Cependant, structurer dès le départ son contenu, en prévoyant et en intégrant l’ensemble des champs qui devront figurer au final, fait gagner un temps non négligeable en aval ! Et sans compter le gain en termes de qualité qui permet d’assurer de ne rien oublier et d’harmoniser les présentations et contenus de l’ensemble de sa documentation. C’est aussi un langage, complexe, qui demande des compétences informatiques spécifiques pour le maîtriser. Le langage XML est ainsi aujourd’hui au programme des formations de rédacteurs techniques. (Voir la liste des formations ci-dessous)

C’est pourquoi la gamme logicielle Calenco , « prête en l’emploi » et en mode Saas, ou la solution « sur mesure » Calenco, toutes deux développées par NeoDoc, sont si appréciées ! Elles rendent la technologie du XML accessible à tous, sans compétences informatiques particulière.

Leurs interfaces permettent à un collaborateur qui doit rédiger de la documentation technique, juridique, commerciale… d’être opérationnel immédiatement. Il peut ainsi diminuer son temps de production, assurer une qualité constante de mise en page dans le respect de la charte et de l’image de marque de l’entreprise, tout en publiant sur différents supports (imprimés, numériques –  ordinateurs de bureau, tablettes…). Ainsi, il peut se consacrer uniquement à la mise en valeur du contenu, qu’il peut personnaliser facilement en fonction de l’usage ou du lecteur pressenti.

Il organise son contenu pour optimiser sa production des documents dans des délais réduits grâce à la réutilisation des contenus.

De rédacteur, il devient architecte et gestionnaire du contenu technique. Peut-être qu’une façon de revaloriser ce métier stratégique consisterait ainsi finalement à changer son titre de toute évidence trop réducteur et peu valorisant dans nos esprits « façonnés Word ». Reste à trouver lequel !

Peut-être l’occasion d’un brainstorming participatif pour revaloriser ce métier au cœur de la production et de la vie de l’entreprise.

Merci pour vos suggestions !

Devenir rédacteur technique : formations universitaires Liste indicative, par ordre alphabétique de ville, des formations universitaires à la rédaction technique disponibles en France (août 2016).